Что такое кофе-брейк и как он проводится

На важных мероприятиях кофе-брейки становятся обязательными для организаторов, которые обеспечивают участников встречи достойными блюдами и напитками. «Вкусный» перерыв станет приятным нюансом встречи, если подойти ответственно к его организации.

Во время конференций или лекций человек получает много новой информации за короткий промежуток времени. Исследования ученых доказали, что невозможно слушать продолжительное время лектора с одинаковой сосредоточенностью. Спустя 40 минут информационного потока, внимание рассеивается, человек начинает либо скучать, либо перестает воспринимать материал. В такие моменты отвлечение участников небольшой паузой, проходящей в неформальной обстановке, разрядит атмосферу конференции.

Во время пауз создаются новые связи, обсуждается новый материал. Участники получают заряд бодрости, перезагружаются и готовы с новыми силами внимать словам лектора. Полезно это также в офисном режиме работы, когда сотрудники могут отвлечься от компьютеров, пообщаться или поразмышлять над новыми идеями.

Кофе-тайм должен быть регламентирован временным порядком, чтобы гости не запутались.

Сама идея была придумана исключительно из коммерческих задач продвижения продукта, так компании хотели ознакомить как можно больше клиентов с этим напитком. В 1936 году американские компании провели первую рекламную кампанию для знакомства потребителей с их продуктом. Со временем это переняли и Европейцы, в России же кофе-таймы были введены не так давно, но успели завоевать симпатию российских бизнесменов. Запоминающийся перерыв послужит хорошую службу той компании, которая его организует.

Участники встречи и возможные деловые партнеры чувствуют в таких перерывах расслабленность и заботу, исходящую от организатора. Что способствует установлению доверительных отношений и налаживанию деловых связей. В крупных городах существуют специальные фирмы, которые занимаются организацией кофе-брейков на мероприятиях. При выборе кейтеринга стоит посмотреть отзывы с примерами работ на бизнес встречах, если планируется деловое мероприятие.

Для проведения кофе-тайма лучше всего подойдет отдельное помещение или специально отведенная зона для фуршета. Если нет возможности провести паузу в отдельном помещении, можно отделить визуально специальную зону при помощи мебели и ширм. Идеально вписывается шведский стол, фуршет с легкими блюдами, задача которых не накормить гостей, а ненадолго отвлечь участников в непринужденной атмосфере.

Существует несколько нюансов в организации перекуса:

• Атмосфера — легкая, способствующая комфортным беседам, с легкими закусками. Приятная фоновая музыка и цветы скрасят перерыв, сделав его приятным для гостей.
• Гармония стиля — присутствующая легкость не должна быть нарушением стиля всего ивента. Если встреча проходит в сдержанной атмосфере, то перерыв в стиле «чаепитие у Шляпника» будет смотреться крайне нелепо и неуместно. Надо учитывать вкусы и предпочтения гостей, а также специфику самого мероприятия, чтобы определить стиль кофе-брейка.
• Меню — здесь стоит опираться на время года. Зимой и осенью альтернативой кофе будут чай со специями или какао, также можно разнообразить легкие закуски более сытными перекусами. Весной и летом следует добавить свежевыжатые соки и фруктовые канапе. Вода должна подаваться во время всего мероприятия.
• Напитки — при всем разнообразии, следует учитывать возможные аллергические реакции гостей. Лучше, если это будут классические напитки: черный чай, кофе, зеленый чай. Молоко, сахар, сливки и заменители сахара также необходимы, гости могут быть диабетиками.
• Содержание меню полностью зависит от бюджета организатора. Как правило, кофе-брейк включает в себя несколько холодных и горячих блюд, напитки и десерт. При выборе кейтеров для фуршета следует внимательно изучить количество гостей и порций на человека. Голодные гости — плохой показатель встречи.
• Впечатление — если присутствуют иностранные гости, следует предлагать интернациональные закуски, но также участникам будут интересны национальные блюда. Обмен культурой и кухней помогает налаживать международные связи.

Все столовые приборы должны быть тщательно вымыты, на столах должны стоять контейнеры с салфетками.

Есть два варианта организации: заказать кейтеринг от подходящей фирмы или организация перерыва самостоятельно компанией, проводящей конференцию. Необходимо учитывать основные правила подбора меню: основные блюда должны быть легкими, предпочтительнее фрукты и овощи в нарезке, пирожки, канапе, кексы и напитки.

Несколько вариантов видов меню кофе-брейка:

• Базовый — используют пакетированный чай, растворимый кофе, сахар, лимон, также коровье и сгущенное молоко, вода. Из десертов предлагают шоколад, песочное печенье, кексы.
• Эконом — кофе, чай, как в базовом варианте. Помимо них, добавляют пакетированный сок. Из еды гостям предлагают канапе с паштетом, ветчиной и огурцом, шоколадные конфеты и печенье.
• Традиционный — заварной листовой чай, свежесваренный кофе. В отличие от первых вариантов, добавляются сэндвичи с курицей или рыбой, канапе, сырная тарелка, фрукты, легкая выпечка, а также конфеты.
• Премиум — к напиткам добавляют коктейли, сорта чая (зеленый, травяной), кофейные напитки (латте, капучино, по-венски). Присутствуют вегетарианские блюда, выпечка, конфеты, фруктовые и овощные канапе.

Независимо от выбранного варианта, все продукты должны быть свежими.

Для разнообразия вкусного перерыва существует разные блюда, которые зависят от бюджета организатора встреч.

• Салаты: желательно подавать к столу салаты без майонеза, напоминание о правильном питании окажет благотворное влияние на организаторов. Используются легкие салатные закуски по типу «цезарь» или греческий. Подача лучше будет смотреться в тарталетках из теста или керамических пиалах. Также подойдут тарталетки с жульеном или запеченными овощами.
• Пирожки: мини-пирожки идеально вписываются в кофе-таймы, их можно приготовить по традиционным русским рецептам или же включить фантазию. Они могут быть с ягодами, мясные или рыбные.
• Канапе: здесь все зависит от фантазии организаторов, рецептов достаточно много, чтобы разбавить фуршетный стол яркими красками фруктов или овощей.
• Десерты: кексы или же макаруны, выбор зависит от организаторов. В качестве легкого десерта можно выбрать классический чизкейк, разложенный порционно, с добавлением свежих ягод и фруктов. Популярные с недавнего времени шарики кейк-попс разнообразят традиционный перекус.

Важные особенности организации кофе-брейков:

• алкоголь на деловых конференциях запрещен, но допустим на неофициальных мероприятиях в сочетании с горячими блюдами;
• не стоит обсуждать личные жизни гостей или слухи, это неприлично;
• во время переговоров не стоит обсуждать проблемы бизнеса, лучше отвлечься и перезагрузиться, пообщавшись на отвлеченные темы;
• фоновую музыку лучше выбрать ненавязчивой;
• время проведения должно быть указано в брошюрах о мероприятии;
• не стоит поднимать конфликтные темы вроде политики или религии, лучше перевести разговор на тему о погоде;
• приносить в рабочее помещение еду со стола не желательно.

Кофе-брейк — прекрасная возможность наладить деловые контакты, восстановиться после длительного семинара, обдумать полученную информацию. Для организаторов мероприятия — это шанс произвести впечатление на инвесторов, заключить новые сделки и расширить границы сотрудничества.

Рекомендуем почитать

Каппинг кофе: что это такое и как проводится

Кофе давно является частью европейской культуры: его выращивают, изучают, мифологизируют, но самое главное, — им наслаждаются.

Почему кофе бывает с кислинкой: вкусовые особенности сортов

Кислинка во вкусе считается главным свойством кофе.

Как использовать кофейную гущу: популярные способы

Использование натурального молотого кофе не ограничивается чисто гурманским употреблением его по утрам или в компании друзей.